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图书馆公文处理、档案管理和数据统计办法
2012-12-26 13:33  

  为了做好图书馆公文处理、档案管理、数据统计和馆舍维修等项管理工作,使之规范化、制度化、科学化,结合我馆实际情况,特制订本办法。
  (一)办理责任者
  图书馆公文处理、档案管理、数据统计和馆舍维修等管理工作由办公室具体负责。
  (二)公文处理
  1、公文种类
  图书馆公文类主要有:议案、决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、重要信函、会议纪要等。
  2、公文格式
  图书馆内部使用的公文格式应有标题、发文字号、主送部门、正文、印章、成文时间等部分。
  3、行文规则
  (1)图书馆的各项决议、决定、计划、规定均应以公文形式下发馆内各部(室)。
  (2)“报告”、“请示”公文须一文一事。一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。
  4、公文办理
  (1)公文由办公室统一收发、登记、分办、传递、用印、立卷和归档。
  (2)凡需办理的公文,由馆长批示后交有关业务部门办理。紧急公文限时办理。
  (3)已送馆长批示或交有关业务部门办理的公文,公文主办人要签署自己的意见、姓名和时间,防止漏办和延误。
  (4)传递秘密公文时,须采取相应的保密措施,确保文件安全。
  (三)档案管理
  1、收集、积累、归档以下有关文件材料
  (1)上级领导机关对本馆所发有关图书情报工作的指示、决定、批复及下达的计划。
  (2)本校图书情报工作规定、条例、办法。
  (3)图书馆工作计划、总结、会议记录及工作活动中形成的具有保存价值的文件。
  (4)图书馆向上级机关的请示、报告等。
  (5)图书馆概况、发展规划、设计图纸、经费决算、统计报表、大事记。
  (6)图书资料订购、加工、入库、管理及过刊处理材料。
  (7)先进集体及先进个人事迹材料。
  (8)工会、安全、卫生等工作计划总结。
  2、归档要求
  (1)正确地进行文件材料的分类、整理,保证归档材料完整、准确。
  (2)根据学院规定,归档人员应将上一年的进行档案整理,经馆领导批准、签字,按规定时间及时上交学院档案室。
  (3)对归档文件进行完整的保存和科学的管理,以备查之用。建立文件借阅登记薄,借出文件及时催还。
  (四)数据统计
  1、数据统计范围
  (1)人员情况统计:包括全馆总人数(男、女),人员结构(学历、职称),年龄结构等。
  (2)馆舍面积、阅览座位、读者人数等。
  (3)考勤统计。
  (4)业务统计。
  ①采编业务统计:年购中外文图书资料数量、金额,年加工中外文图书资料数量等。
  ②流通业务统计:月借、还图书数量;月收新书统计;月接待入库读者数量等。
  ③阅览业务统计:月接待读者人数统计。
  ④期刊业务统计:年订购中外文期刊、报纸、光盘数量、金额;年装订中外文过刊数量、金额;月接待读者人数、借阅报刊数量。
  2、数据统计要求:数据齐全,准确无误,按时完成,同时要分类归档,妥善保管,不得涂改、丢失。

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